A propósito de la conformación de los archivos, esas grandes agrupaciones de documentos que producen las instituciones o las personas a través del tiempo, se puede hablar de las distintas clases o tipos documentales que lo componen con algunos ejemplos del fondo documental del archivo histórico de la Universidad del Rosario.

Hay documentos a los que se les llaman oficiales por el lugar en el que fueron emitidos, desde una institución, en ejecución de sus funciones, con información que alude a sus actividades y con un lenguaje generalmente formal. Por ejemplo, se encuentra en el Archivo una comunicación del 4 de mayo de 1846[1], de la jefatura de Gobierno nacional de Colombia dirigida al rector del  Colegio Mayor del Rosario solicitando su participación en las festividades del Corpus Christi para el “lucimiento” de la calle y la ubicación de un arco en la portería del Colegio. 4 de mayo de 1846. La jefatura se encargaba de organizar los detalles de una de las celebraciones religiosas más importantes de la ciudad en el siglo XIX.
 

Carta del rector Carlos Martínez Silva al secretario de Instrucción Pública,
donde se solicita la devolución de objetos pertenecientes al Colegio.

Los documentos oficiales se diferencian de otros que se emiten desde el ámbito privado, que contienen asuntos de particular interés para pocas personas (o que se desea que lleguen a pocas); y que a su vez circulan en ámbitos privados después de ser creados. La correspondencia personal es el ejemplo por excelencia.

Otro ejemplo de documentación emitida desde el sector oficial es una carta de 17 de marzo de 1896[2] dirigida al ministro de Instrucción Pública sobre un estudiante pensionado por la nación  (becado) que reprobó todos los cursos. En la carta se preguntaba sobre el procedimiento que se debía seguir sobre la falta del estudiante. Como es evidente, cada institución transmite las preocupaciones propias de sus funciones o actividades.

Otro ejemplo de documentación oficial de una institución es una carta de 3 de marzo de 1905[3], dirigida al ministro del Tesoro Nacional desde el Colegio Mayor del Rosario. Allí se solicita ayuda económica para el sostenimiento de la institución, ante la precaria situación en la que había quedado tras la guerra de los Mil Días (1899-1902), durante la cual el Claustro universitario fue tomado y convertido en cuartel militar. En esta comunicación, además de discutirse asuntos fundamentales para el funcionamiento de la universidad, se hace referencia a las leyes del Estado colombiano que surgieron para paliar los impactos de la guerra.

Tradicionalmente, lo oficial ha estado vinculado con el Estado, con sus acciones y sus registros. La documentación oficial es considerada un vehículo de la autoridad estatal, por ello fueron o son, en muchos casos, documentos que se privilegian en investigaciones científicas o jurídicas.

Las instituciones del Estado monárquico (en nuestro caso español y del que se heredaron las ideas sobre los documentos y los archivos) eran, como en otros Estados, las principales productoras de documentos en sus respectivas sociedades.

Sala de lectura del Archivo General de Simancas.
Fuente: cuenta de Archivos Estatales en Twitter.

La tradición de los “archivos estatales”, aquellos depositarios de la documentación llamada “oficial”, es de larga data en la España moderna. Desde el siglo XVI[4] se tomó la decisión de concentrar y organizar, en un mismo lugar, los documentos producidos en las cortes españolas. Iniciativa que se imitó luego en otros países europeos (Francia, Inglaterra, Italia)[5]. Estos archivos se constituían con la conciencia de la importancia de la documentación que contenían: fuentes de poder y de “verdad”. Estas ideas sobre el deber ser del archivo y las potencialidades de sus documentos se aplicaron en los archivos americanos.

A pesar de esta tradición, lo oficial de los documentos trasciende la naturaleza de lo emitido desde el Estado. Lo oficial se produce desde distintas instituciones sin importar sus características; eso sí, siempre dotado de esa autoridad y formalismo que ha caracterizado siempre este tipo de registros. La etimología de la palabra “oficial” puede, al final, explicar estos rasgos y funciones que se otorgan a la documentación. Su origen latino, officialis, hace referencia "a la ocupación habitual, a la función, al deber, al servicio"[6], lo que nos lleva de vuelta a los ejemplos y a la documentación presentada al comienzo: cada institución consignando una información en el ejercicio de sus actividades.
 

Marcela Camargo Mesa,
historiadora y asistente de investigación del Archivo Histórico.

[1]  CO AHUR caja 34, folio 383.

[2]  CO AHUR Vol. 166, folios 294-295.

[3] CO AHUR Vol. 166, folios 409-413. 

[4] Por iniciativa de Carlos V. Cfr. Archivo General de Simancas – Historia. 

[5] Cruz Mundet, J. (1996). Manual de Archivística. Ediciones Pirámide. Madrid, p. 35.

[6] Logeion, s. v. officialis.